Bording Gymnastikforenings dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Bording Gymnastikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

• Bording Gymnastikforening Emailadresse: bordinggymnastikforening@gmail.com
• Website: www.bordinggymnastikforening.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger: registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldingsdato, telefonnummer, fødselsdato, emailadresse

Oplysninger om ledere og trænere:

• Almindelige kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer, emailadresse
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre erhverv i relation til foreningen, bankkontonummer
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. oplysninger til godtgørelse
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger

• Administration af din relation til os:
• Medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Planlægning, gennemførelse og opfølgning på foreningsaktiviteter

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænerenes og ledernes hverv og pligter i foreningen
•  Administration af din relation til os
• Udbetaling af løn, godtgørelse, refusioner og lign.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af hold
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlingen
• Hævning og betaling af kontingent m.v.
• Videregivelse til specialforbund i DIF, til DGI samt DGI’s landskontorer, i relevant og nødvendig omfang i forbindelse med idrætsaktiviteter (Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der en videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information om aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer)
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse
• Af hensyn til kontaktoplysninger kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lign.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det friviligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågælende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Samtykke omkring billeder af trænere og hjælpetrænere i foreningsmæssig sammenhæng.

Videregivelse af dine personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikker personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

• Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter din tilmelding af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

• Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter din tilmelding af foreningen

Lønnede ledere og trænere:

• Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle:

• Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lign., så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder:

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i en almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemgår i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som det er muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken: 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelse herom.